5 ขั้นตอน ทำบัญชีรายรับรายจ่าย อย่างง่าย แต่ใช้ได้จริง

ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับ รายจ่ายแบบใช้ได้จริง

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายไม่ใช่เรื่องซับซ้อน หากจัดระบบให้ดีตั้งแต่ต้น ข้อมูลที่ได้จะช่วยควบคุมการใช้เงิน วางแผนงบประมาณ และเห็นพฤติกรรมการเงินอย่างชัดเจน บทความนี้สรุป “5 ขั้นตอนหลัก” ที่ทำตามได้ทันที เหมาะทั้งสำหรับผู้เริ่มต้นและผู้ที่อยากยกระดับการบันทึกให้เป็นระบบมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งเป้าหมายและขอบเขตการบันทึก

การเริ่มต้นที่ถูกต้องคือกำหนด “ทำไปเพื่ออะไร” และ “จะครอบคลุมอะไรบ้าง”

กำหนดเป้าหมายที่วัดผลได้

ตัวอย่างเช่น ลดค่าใช้จ่ายไม่จำเป็นลง 15% ภายใน 3 เดือน เก็บเงินฉุกเฉินให้ครบ 6 เท่าของรายจ่าย หรือเพิ่มอัตราออมจาก 10% เป็น 20% ของรายได้ เป้าหมายที่ชัดช่วยให้มีวินัยและรู้ว่าข้อมูลแบบไหนจำเป็น

ระบุขอบเขตให้ชัดเจน

แยกบัญชีส่วนตัว บัญชีครอบครัว และบัญชีกิจการ (ถ้ามี) ไม่ควรปนกัน เพราะจะทำให้วิเคราะห์ผิดพลาด การตั้งขอบเขตยังช่วยกำหนดรายละเอียดที่ต้องเก็บ เช่น รายจ่ายบ้าน รถ ภาษี หรือค่าใช้จ่ายธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 2 เตรียมเครื่องมือและหมวดหมู่

เมื่อรู้เป้าหมายแล้ว เลือกวิธีบันทึกและวางโครงสร้างข้อมูลให้เป็นมาตรฐาน

เลือกเครื่องมือที่ถนัด

ตัวเลือกที่นิยมได้แก่ สมุดบัญชี, Excel/Google Sheets หรือแอปบันทึกรายรับรายจ่าย จุดสำคัญคือ “อัปเดตง่ายและเปิดดูสะดวก” เพราะความต่อเนื่องสำคัญที่สุด

วางหมวดหมู่รายรับ–รายจ่าย

รายรับ: ประจำ (เงินเดือน), ไม่ประจำ (โบนัส/ฟรีแลนซ์)
รายจ่ายคงที่: ค่าเช่า, ผ่อนบ้าน/รถ, ประกัน
รายจ่ายผันแปร: อาหาร, เดินทาง, ความบันเทิง, ของใช้
หมวดออม/ลงทุน: เงินออม, กองทุน, หุ้น
หมวดพิเศษ: ภาษี, ของขวัญ, งานซ่อมฉุกเฉิน
การตั้งหมวดที่เหมาะกับวิถีชีวิต จะช่วยให้วิเคราะห์ได้อย่างมีความหมาย

กำหนดฟิลด์ข้อมูลขั้นต่ำ

อย่างน้อยควรมี วันที่, รายการ, หมวด, ช่องทางจ่าย, จำนวนเงิน, หมายเหตุ การใช้รูปแบบเดิมทุกครั้งทำให้นำไปสรุปผลหรือทำกราฟได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 3 บันทึกอย่างสม่ำเสมอและถูกต้อง

ข้อมูลดีมาจากการบันทึกที่ต่อเนื่อง

ใช้กฎ “ภายใน 24 ชั่วโมง”

บันทึกทุกธุรกรรมภายในวันเดียวกัน ลดโอกาสลืม รายการเล็ก ๆ อย่างคาเฟ่หรือค่าทางด่วน มักเป็นตัวทำให้ยอดเพี้ยน

แนวทางป้องกันตกหล่น

เก็บใบเสร็จไว้ในซองเดียวกันทุกวัน ใช้โน้ตในมือถือถ่ายรูปสลิปชั่วคราว แล้วค่อยลงในไฟล์หลักตอนเย็น ตั้งแจ้งเตือนประจำเวลา 21:00 น. เพื่อเคลียร์รายการรายวัน

บันทึกรายรับให้ครบ

หลายคนใส่ใจเฉพาะรายจ่ายแต่ลืมรายรับไม่ประจำ เช่น ขายของมือสอง เงินคืนภาษี หรือเงินปันผล การบันทึกส่วนนี้ช่วยคำนวณกระแสเงินสดจริงได้แม่นยำ

ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบ ปรับยอด และสรุปรายเดือน

เมื่อมีข้อมูล ควร “ปิดงวด” ทุกสิ้นเดือนเพื่อรู้ภาพรวม

เทียบยอดกับบัญชีธนาคาร/ e-Wallet

ดึงรายการเดินบัญชี (Statement) มาเช็กกับข้อมูลที่บันทึก หากมียอดไม่ตรง ให้ตรวจที่วันที่ รายการซ้ำ หรือยอดที่หายไป เสร็จแล้วลงบันทึกเป็น “ยอดปรับปรุง” เพื่อให้ยอดเงินสดตรงจริง

สรุปตัวเลขสำคัญ

รวมรายรับทั้งหมด รายจ่ายทั้งหมด ยอดคงเหลือ อัตราออม (เงินออม ÷ รายรับ) และสัดส่วนรายจ่ายคงที่/ผันแปร ข้อมูลชุดนี้ทำให้เห็นชัดว่าเงินรั่วไหลอยู่ตรงไหน

ตั้ง KPI การเงินส่วนตัว

ตัวอย่าง KPI ที่ใช้ได้จริง:

• อัตราออม ≥ 20% ของรายได้

• รายจ่ายผันแปร ≤ 50% ของรายได้

• ยอดหนี้ต่อรายได้ ≤ 35%
  เมื่อสรุปทุกเดือนจะเห็นแนวโน้ม และตัดสินใจได้จากข้อมูล ไม่ใช่ความรู้สึก

ขั้นตอนที่ 5 วางแผนงบประมาณและต่อยอดสู่การออม–ลงทุน

ข้อมูลย้อนหลังจะมีคุณค่าที่สุดเมื่อถูกนำไปใช้วางแผนเดือนถัดไป

ตั้งงบแบบ “ฐานจริง”

ใช้ค่าเฉลี่ย 3 เดือนล่าสุดเป็นฐาน ตั้งงบรายหมวด เช่น อาหาร 7,000 เดินทาง 2,500 ความบันเทิง 1,500 และกันเงินออมก่อนใช้ (Pay yourself first) ทันทีที่เงินเข้าบัญชี

ใช้เทคนิคซองงบประมาณ/บัญชีย่อย

โอนเงินแยกบัญชีหรือใช้ e-Wallet แยกตามหมวด เมื่องบหมดถือว่าหยุดจ่าย วิธีนี้ลดการใช้เงินเกินงบได้ผลมากในรายจ่ายผันแปร

อัปเกรดสู่แผนออม–ลงทุน

แบ่งเงินคงเหลือไปยังเงินสำรองฉุกเฉิน (3–6 เท่ารายจ่าย) จากนั้นค่อยจัดพอร์ตลงทุนตามระดับความเสี่ยง ระบุวันทบทวนพอร์ตทุกไตรมาส และบันทึกผลตอบแทนไว้ในไฟล์เดียวกับบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อดูความคืบหน้า

เคล็ดลับใช้งานให้ได้ผลระยะยาว

ทำให้ง่ายและเป็นนิสัย

เลือกวิธีที่ทำได้ทุกวัน ไม่ต้องสวยงามแต่ต้องต่อเนื่อง เริ่มจากหมวดน้อย ๆ แล้วค่อยเพิ่มเมื่อชำนาญ

ใช้กฎ 1% และรายการตัดทิ้ง

มองหาค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ที่รวมกันเกิน 1% ของรายได้ต่อเดือน แล้วทดลองตัดทิ้ง 30 วัน บันทึกผลกระทบก่อน–หลัง จะเห็นตัวเลขชัดว่าคุ้มค่าหรือไม่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีเลี่ยง

บันทึกไม่ครบหรือไม่สม่ำเสมอ

แก้ด้วยการตั้งเวลาตายตัวและใช้เช็กลิสต์รายวัน (บิลเงินสด, โอน, บัตรเครดิต) พร้อมสัญลักษณ์ ✔ เมื่อลงครบ

หมวดหมู่เยอะเกินไป

เริ่ม 8–12 หมวดก็พอ หากหมวดไหนยอดน้อยและไม่ช่วยวิเคราะห์ให้รวมกับหมวดใหญ่

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ได้ผล ไม่ได้วัดกันที่ความซับซ้อน แต่ที่ “วินัยและระบบ” ทำตาม 5 ขั้นตอน—ตั้งเป้าหมาย > เตรียมเครื่องมือและหมวดหมู่ > บันทึกสม่ำเสมอ > ตรวจสอบและสรุป > วางแผนงบและออม–ลงทุน—ก็จะเห็นเงินชัดขึ้น ใช้จ่ายอย่างมีเหตุผล และขยับเข้าใกล้เป้าหมายการเงินได้ทุกเดือน หากต้องการ ฉบับถัดไปสามารถจัดทำเทมเพลตบันทึก (พร้อมสูตรคำนวณอัตโนมัติ) ให้ใช้งานต่อได้ทันที.